Khắc phục sự cố máy in mã vạch bị lỗi hiệu quả

Máy in mã vạch có thể nhỏ bé nhưng lại đóng vai trò cực kỳ lớn trong việc quản lý hàng hóa – từ kho siêu thị, cửa hàng tiện lợi, xưởng sản xuất đến nhà thuốc. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nó… bỗng dưng “dở chứng”? 😩

Bạn bấm in mà máy chẳng nhúc nhích, hoặc cho ra bản in xấu tệ, lệch tem, nhảy nhãn? Công việc bị chậm trễ, đơn hàng tồn đọng, khách hàng sốt ruột? ⛔ Đừng lo! Bài viết này từ Tem Nhãn 24h – Công ty TNHH Giải Pháp Mã Vạch Bartech sẽ giúp bạn từng bước xử lý các lỗi thường gặp trên máy in mã vạch một cách có hệ thống, dễ hiểu và cực kỳ thực tế.

✅ BƯỚC 1: KIỂM TRA MÁY IN – PHẦN CỨNG CÓ “KHỎE” KHÔNG?

🔌 Cáp kết nối:
Cắm chắc chưa? Dây có bị gãy, đứt không? Đừng chỉ nhìn – hãy rút ra, cắm lại chắc chắn.

🔋 Trạng thái sẵn sàng:
Máy đã bật chưa? Có đèn xanh “Ready” không? Nếu báo lỗi, hãy tắt nguồn 10s rồi bật lại.

🛠️ Hiệu chỉnh cảm biến:
Máy có cấp đúng 1 tem/lần không? Nếu sai, bạn cần calibrate lại cảm biến giấy. Có thể làm trực tiếp hoặc qua driver Seagull.

🧾 In trang cấu hình:
Máy in được trang thông tin cấu hình? OK! Nghĩa là phần cứng vẫn “ngon lành”.

---

✅ BƯỚC 2: DRIVER – TRÌNH ĐIỀU KHIỂN MÁY IN CÓ ỔN KHÔNG?

💾 Cập nhật Driver mới nhất:
Nếu máy đang báo là “Thiết bị không xác định”, bạn cần cài driver chuẩn – ưu tiên dùng Seagull nếu in bằng BarTender.

🔗 Cổng kết nối:
Đảm bảo driver chọn đúng cổng máy in: USB, COM, LPT hay IP.

🖨️ In thử trang kiểm tra (Test Page):
Nếu trang in ra bình thường, driver hoạt động tốt.

📌 Xóa hàng đợi in nếu bị kẹt:
Truy cập vào Print Queue để xóa lệnh cũ, hoặc khởi động lại dịch vụ Print Spooler.

---

✅ BƯỚC 3: PHẦN MỀM IN (BARTENDER) – THIẾT KẾ TEM ĐÃ CHUẨN CHƯA?

🧪 Tạo file đơn giản mới:
Hãy test một tem mới, chỉ gồm Text và Barcode. Nếu in được, lỗi là do file cũ.

📐 Thiết lập Page Setup:
Sai kích thước tem = lỗi in lệch, nhảy nhãn. Hãy đo tem và cài đúng kích thước.

🧠 Tắt tối ưu hóa nâng cao:
Một số cài đặt “tăng tốc in” trong BarTender có thể khiến máy lỗi. Tắt tạm, test lại nhé.

🧾 Font chữ không hợp lý:
Nếu text biến thành ký tự lạ hoặc barcode, kiểm tra lại font. Hãy chọn font tiêu chuẩn như Arial.

📦 Số bản in bị sai:
Nếu bạn in từ Excel mà số bản sao sai, hãy tắt chế độ “Alternative method” trong phần Advanced của BarTender.

---

Kiểm tra máy in (phần cứng)

Bước đầu tiên khi phát hiện máy in mã vạch bị lỗi là đảm bảo rằng bản thân thiết bị phần cứng đang hoạt động bình thường. Nếu gặp bất kỳ sự cố phần cứng nào trong các bước kiểm tra dưới đây mà không thể tự khắc phục, bạn nên tham khảo hướng dẫn sử dụng đi kèm máy in hoặc liên hệ với nhà sản xuất để được hỗ trợ kỹ thuật.

Cáp kết nối máy in

Hãy kiểm tra xem cáp kết nối máy in đã được cắm chặt và đúng cổng trên cả máy in lẫn máy tính chưa. Đừng chỉ nhìn bằng mắt thường; cách tốt nhất là rút cáp ra và cắm lại thật chắc chắn vào đúng các cổng tương ứng (USB, Parallel, Serial, Ethernet). Đảm bảo cáp không bị đứt, gãy hoặc hỏng hóc.

Trạng thái sẵn sàng của máy in

Xác minh rằng máy in đã được bật nguồn và hiển thị trạng thái “Sẵn sàng” (Ready) để in. Tùy thuộc vào model máy, trạng thái này có thể hiển thị trên màn hình LED nhỏ hoặc bằng đèn báo màu xanh lá cây. Nếu máy in đang báo lỗi hoặc không hiển thị trạng thái sẵn sàng, hãy thử tắt nguồn máy in, chờ khoảng 10-15 giây rồi bật lại. Nếu máy vẫn khởi động với thông báo lỗi, hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng để xử lý lỗi hiển thị trước khi tiếp tục các bước khác. Đảm bảo vệ sinh đầu in định kỳ cũng là cách giúp máy hoạt động ổn định hơn.

Hiệu chỉnh (Calibration) máy in

Kiểm tra xem máy in có cấp đúng một nhãn và dừng ở vị trí chính xác sau mỗi lần nạp giấy không. Nhấn nút nạp giấy (Feed) trên máy in và quan sát số lượng nhãn được đẩy ra cùng vị trí dừng. Lặp lại thao tác này 3-5 lần. Nếu máy in không cấp đúng một nhãn hoặc nhãn dừng không đúng vị trí, điều này có thể do máy cần được hiệu chỉnh lại cảm biến giấy.

• Cách hiệu chỉnh cơ bản: Tham khảo hướng dẫn sử dụng máy in để tìm cách hiệu chỉnh thủ công hoặc qua bảng điều khiển trên máy.
• Hiệu chỉnh qua Driver Seagull (nếu sử dụng):
  1. Mở “Thiết bị và Máy in” (Devices and Printers) trong Control Panel của Windows.
  2. Nhấp chuột phải vào máy in của bạn và chọn “Thuộc tính Máy in” (Printer Properties). Lưu ý: Đây là tùy chọn khác với “Thuộc tính” (Properties) thông thường.
  3. Chọn tab “Công cụ” (Tools).
  4. Trong menu “Tác vụ” (Actions), chọn “Chạy Hiệu chỉnh” (Run Calibration).

Máy in mã vạch cần được hiệu chỉnh cảm biến giấy

Lỗi hiệu chỉnh thường dẫn đến các vấn đề như in sai vị trí, bỏ cách nhãn hoặc máy in mã vạch bị lệch, do đó, bước này rất quan trọng.

Trang cấu hình máy in

Xác minh máy in có khả năng in ra trang cấu hình (Configuration Page) hay không. Trang cấu hình chứa thông tin quan trọng về máy in như model, phiên bản firmware, cài đặt mạng (nếu có), ngôn ngữ lệnh in (ZPL, EPL, TSPL…) và độ phân giải (DPI). Việc in được trang này cho thấy máy in có thể nhận lệnh và hoạt động ở mức cơ bản. Cách in trang cấu hình thường được mô tả trong hướng dẫn sử dụng hoặc thông qua tổ hợp phím trên máy.

Chế độ kết xuất (Dump Mode)

Nếu máy in in ra các ký tự vô nghĩa, các dòng lệnh hoặc mã code thay vì tem nhãn, có thể máy đang ở chế độ kết xuất (Dump Mode). Ở chế độ này, máy in sẽ in ra chính các lệnh in mà nó nhận được, phục vụ mục đích gỡ lỗi. Chế độ này thường được thoát bằng cách tắt nguồn máy in trong vài giây và bật lại. Nếu vẫn gặp vấn đề, hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng máy in.

Cập nhật phần mềm cơ sở (Firmware)

Kiểm tra xem phiên bản phần mềm cơ sở (firmware) của máy in đã phải là phiên bản mới nhất chưa. Firmware lỗi thời đôi khi có thể gây ra các sự cố hoạt động không ổn định. Bạn có thể kiểm tra trên website của nhà sản xuất máy in để tìm thông tin về phiên bản firmware mới nhất và hướng dẫn cập nhật. Nếu cần, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của nhà sản xuất để được giúp đỡ trong quá trình này.

Kiểm tra trình điều khiển máy in (Driver)

Trình điều khiển (driver) là phần mềm trung gian giúp máy tính giao tiếp với máy in và truyền lệnh in. Các cài đặt trong driver ảnh hưởng trực tiếp đến cách máy in xử lý dữ liệu và cho ra bản in cuối cùng. Trình điều khiển bị lỗi hoặc cài đặt sai là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến lỗi thường gặp của máy in tem nhãn mã vạch xảy ra.

Cập nhật trình điều khiển

Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt phiên bản trình điều khiển mới nhất cho máy in của mình. Nếu máy in hiển thị trong danh sách thiết bị dưới dạng “Thiết bị không xác định” (Unknown Device), bạn cần cài đặt lại driver.

Seagull Scientific cung cấp các trình điều khiển được tối ưu hóa cho BarTender và nhiều dòng máy in nhiệt khác. Nếu bạn sử dụng BarTender, Tem Nhãn 24h khuyến khích sử dụng driver của Seagull. Tránh cài đặt nhiều driver cho cùng một máy in từ các nhà cung cấp khác nhau, vì chúng có thể gây xung đột. Nếu Seagull không có driver cho máy của bạn, hãy sử dụng driver mới nhất do nhà sản xuất máy in cung cấp.

Kiểm tra lại trang cấu hình máy in đã in ở bước trước để xác nhận ngôn ngữ lệnh in và DPI (độ phân giải). Đảm bảo cài đặt trong driver khớp với thông tin này. Sai ngôn ngữ lệnh hoặc DPI có thể khiến bản in bị lỗi hoặc sai kích thước.

Cổng máy in

Kiểm tra xem cổng máy in được cấu hình trong cài đặt driver có khớp với loại cáp vật lý kết nối máy in với máy tính hay không.

1. Mở “Thiết bị và Máy in” từ Control Panel.
2. Nhấp chuột phải vào máy in và chọn “Thuộc tính Máy in”.
3. Chọn tab “Cổng” (Ports).
4. Kiểm tra và chọn đúng cổng:
   • Cáp Serial: COM1, COM2,…
   • Cáp Parallel: LPT1, LPT2,…
   • Cáp USB: USB001, USB002,…
   • Cáp Ethernet (mạng LAN): Địa chỉ IP hoặc cổng RAW/LPR.
5. Nhấp “Áp dụng” (Apply).

Lưu ý: Đối với các loại cáp chuyển đổi (ví dụ: USB to Serial), có thể cần cài đặt thêm driver riêng cho cáp đó.

In trang kiểm tra (Test Page)

Việc in trang kiểm tra trực tiếp từ trình điều khiển xác minh rằng driver và máy in có thể giao tiếp và hoạt động cơ bản.

1. Mở “Thiết bị và Máy in” từ Control Panel.
2. Nhấp chuột phải vào máy in và chọn “Thuộc tính Máy in”.
3. Chọn tab “Chung” (General).
4. Nhấp vào nút “In Trang Kiểm tra” (Print Test Page).

Nếu trang kiểm tra in ra các ký tự lạ, hãy kiểm tra lại chế độ kết xuất như đã đề cập ở trên.

Trạng thái hàng đợi in (Print Queue)

Hàng đợi in của Windows có thể đang bị kẹt hoặc lỗi, ngăn các lệnh in được gửi đến máy in.

1. Mở “Thiết bị và Máy in”.
2. Nhấp chuột phải vào máy in và chọn “Xem những gì đang in” (See What’s Printing).
3. Kiểm tra trạng thái máy in. Trạng thái phải là “Sẵn sàng” (Ready).
4. Nếu trạng thái là “Đã tạm dừng” (Paused), bỏ chọn tùy chọn “Tạm dừng In” (Pause Printing) trong menu “Máy in” (Printer).
5. Nếu có các lệnh in bị lỗi hoặc đang chờ xử lý trong danh sách, hãy thử xóa chúng. Nhấp chuột phải vào lệnh và chọn “Hủy” (Cancel).
6. Nếu hàng đợi không xóa được, hãy thử tắt máy in, sau đó khởi động lại dịch vụ “Bộ đệm In” (Print Spooler) trong Windows Services (yêu cầu quyền quản trị). Sau khi dịch vụ khởi động lại, bật máy in lên và kiểm tra hàng đợi.
7. Nếu vẫn không được, hãy thử tắt máy in và khởi động lại máy tính. Sau khi Windows khởi động xong, bật máy in lên và kiểm tra lại hàng đợi in.

Kiểm tra ứng dụng in của bạn (BarTender)

Nếu máy in và trình điều khiển hoạt động tốt (bằng cách in trang kiểm tra hoặc trang cấu hình), vấn đề có thể nằm ở phần mềm thiết kế và in tem nhãn bạn đang sử dụng, chẳng hạn như BarTender. Ứng dụng này kiểm soát nhiều cài đặt in cấp cao hơn.

In một tài liệu đơn giản mới

Hãy thử tạo một tài liệu tem nhãn mới cực kỳ đơn giản trong BarTender và thử in. Nếu tài liệu đơn giản này in chính xác, điều đó cho thấy sự cố có thể do thiết kế hoặc cấu hình cụ thể của tài liệu tem nhãn gốc bị lỗi của bạn, chứ không phải toàn bộ ứng dụng BarTender. Bạn có thể dùng tài liệu đơn giản này làm cơ sở để so sánh cài đặt với tài liệu đang gặp sự cố.

Cách tạo tài liệu đơn giản:

1. Tạo tài liệu mới trong BarTender.
2. Sử dụng trình hướng dẫn thiết lập tài liệu để đặt kích thước trang chính xác.
3. Thêm một đối tượng Văn bản (Text) đơn giản và một đối tượng Mã vạch Code-128 vào tài liệu.
4. Lưu và thử in.

Cài đặt thiết lập trang (Page Setup)

Kiểm tra và đảm bảo cài đặt thiết lập trang trong tài liệu BarTender khớp chính xác với kích thước và loại vật liệu in (tem nhãn) bạn đang sử dụng. Sai sót trong cài đặt này là nguyên nhân phổ biến gây ra các lỗi in không chính xác.

1. Mở tài liệu của bạn trong BarTender.
2. Vào menu “Tệp” (File) > “Thiết lập Trang” (Page Setup).
3. Chọn tab “Trang” (Page):
   • Chọn hướng giấy (Orientation): Đứng (Portrait) hoặc Ngang (Landscape).
   • Đặt kích thước trang (Page Size) hoặc tùy chỉnh kích thước (User Defined Size) nếu kích thước tem của bạn không có sẵn trong danh sách. Hãy đo kích thước tem bằng thước để đảm bảo độ chính xác.
4. Chọn tab “Bố cục” (Layout):
   • Đặt số lượng Hàng (Rows) và Cột (Columns) trên mỗi trang (nếu có).
   • Đặt Lề (Margins) nếu cần. Khoảng cách giữa các nhãn thường được xử lý bởi driver, không cần đặt lề phức tạp cho khoảng cách này.
5. Sử dụng chế độ xem trước ở bên phải để kiểm tra cài đặt.
6. Nhấp OK, lưu tài liệu và thử in lại.

Cấu hình trình điều khiển trong BarTender

BarTender có thể ghi đè một số cài đặt của trình điều khiển máy in Windows. Tốt nhất là cấu hình các tùy chọn in trực tiếp trong BarTender để đảm bảo tính nhất quán.

1. Mở tài liệu của bạn trong BarTender.
2. Vào menu “Tệp” (File) > “In” (Print).
3. Chọn đúng máy in.
4. Nhấp vào “Thuộc tính tài liệu” (Document Properties).
5. Tại các tab như “Stock” (Vật liệu) hoặc “Options” (Tùy chọn), kiểm tra:
   • Loại cảm biến (Sensor Type): Gap (khoảng trống giữa tem), Black Mark (vạch đen), Continuous (liên tục).
   • Phương pháp in (Print Method): Thermal Direct (in nhiệt trực tiếp) hoặc Thermal Transfer (in truyền nhiệt, dùng ruy băng).
   • Xử lý vật liệu (Media Handling): Peer Off (bóc tem), Cut (cắt), v.v.
   • Tốc độ in (Speed): Tốc độ chậm hơn cho bản in rõ nét hơn. Tốc độ quá nhanh có thể khiến máy bỏ qua nhãn do cảm biến không đọc kịp.
   • Độ đậm (Darkness): Tăng dần độ đậm để đạt chất lượng mong muốn. Độ đậm quá cao có thể làm hỏng vật liệu hoặc đầu in.

Tối ưu hóa hiệu suất và phương pháp in đối tượng

BarTender cung cấp các tùy chọn tối ưu hóa để tăng tốc độ in, đặc biệt khi sử dụng driver Seagull. Tuy nhiên, một số cài đặt tối ưu hóa có thể không tương thích với firmware máy in hoặc bộ nhớ máy, dẫn đến sự cố.

Khi gặp lỗi, thử tắt các cài đặt tối ưu hóa này để xem vấn đề có được giải quyết không.

1. Mở tài liệu trong BarTender.
2. Vào menu “Tệp” > “In”.
3. Chọn tab “Hiệu suất” (Performance). Bỏ chọn tất cả các tùy chọn ở đây.
4. Chọn tab “Phương pháp In Đối tượng” (Object Print Method). Đặt các menu thả xuống thành “Đồ họa Raster” (Raster Graphics).
5. Lưu tài liệu và thử in.

Nếu việc tắt các cài đặt này khắc phục được lỗi, bạn có thể thử bật lại từng cái một để xác định chính xác cài đặt nào gây ra sự cố.

Đối với mã vạch, có một tùy chọn tối ưu hóa riêng:

1. Nhấp chuột phải vào đối tượng mã vạch trong thiết kế > “Thuộc tính” (Properties).
2. Chọn tab “Ký hiệu và Kích thước” (Symbology and Size).
3. Nhấp nút “Phương pháp in” (Print Method).
4. Chọn “Mã vạch và văn bản có thể đọc được của con người do BarTender kiểm soát” (Barcodes and human readable text controlled by BarTender).
5. Nhấp OK, lưu tài liệu và thử in.

Phông chữ và thay thế phông chữ (Font Substitution)

Sử dụng phông chữ không phù hợp hoặc cài đặt thay thế phông chữ trong BarTender có thể khiến bản in bị sai phông, kích thước hoặc thậm chí là in ra các ký tự lạ.

Có hai loại phông chữ chính: phông chữ máy in (lưu trữ trực tiếp trên máy in, tối ưu cho hiệu suất) và phông chữ Windows (lưu trữ trên máy tính). Nếu sử dụng phông Windows, BarTender đôi khi sẽ cảnh báo và hỏi có muốn thay thế bằng phông máy in tương thích không. Nếu vô tình đồng ý, bản in có thể bị thay đổi.

Để khắc phục:

1. Mở tài liệu của bạn trong BarTender.
2. Đối với mỗi đối tượng Văn bản hoặc Mã vạch, nhấp chuột phải > “Thuộc tính”.
3. Chọn tab “Phông chữ” (Font) > tab phụ “Nâng cao” (Advanced).
4. Bỏ chọn “Thay thế Phông chữ Máy in Phù hợp Nhất” (Substitute Best Matching Printer Font).
5. Đóng cửa sổ thuộc tính đối tượng.
6. Vào menu “Tệp” > “In”, chọn tab “Hiệu suất”.
7. Bỏ chọn “Cảnh báo khi sử dụng Phông chữ True Type” (Warn when using True Type Fonts).
8. Đóng cửa sổ In, lưu tài liệu và thử in.

Nếu văn bản in ra bị biến thành mã vạch, có thể bạn đã vô tình chọn một phông chữ được thiết kế để hiển thị mã vạch. Hãy đổi phông chữ sang một phông văn bản thông thường như Arial.

Máy in không có khả năng sao chép nâng cao

Nếu bạn đặt số lượng bản sao cần in thông qua nguồn dữ liệu (ví dụ: từ Excel), nhưng máy in lại in sai số lượng, có thể máy in của bạn không tương thích với cách BarTender xử lý số lượng bản sao nâng cao.

Để giải quyết vấn đề này:

1. Mở BarTender > Menu “Quản trị” (Administration) > “Thiết lập trình điều khiển và máy in nâng cao” (Advanced Driver and Printer Setup).
2. Chọn máy in đang gặp sự cố.
3. Chọn “Ghi đè cài đặt mặc định” (Override default settings).
4. Bỏ chọn “Sử dụng phương pháp thay thế để kiểm soát các bản sao có nguồn gốc dữ liệu” (Use alternative method to control data sourced copies).

🤝 KẾT LUẬN: KHÔNG KHÓ NHƯ BẠN NGHĨ!

Việc máy in mã vạch bị lỗi là điều khó tránh khỏi, nhưng nếu bạn có một quy trình kiểm tra rõ ràng như trên, mọi vấn đề đều có thể giải quyết.

🧰 Nếu bạn đã thử các bước trên mà vẫn chưa xử lý được, hoặc muốn tiết kiệm thời gian – hãy để đội ngũ kỹ thuật của Tem Nhãn 24h hỗ trợ bạn!

---

📌 Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ:

🔸 CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH
📍 Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội
📞 Hotline: 0355 659 353
📧 Email: kd01.bartech@gmail.com
🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn