4 Cách Tạo Mã Vạch Sản Phẩm Nhanh Chóng và Hiệu Quả Năm 2025

Bạn đang kinh doanh và muốn đưa sản phẩm của mình ra thị trường? Mã vạch là một phần không thể thiếu giúp quản lý kho hàng, bán lẻ và theo dõi sản phẩm dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nghĩ rằng việc tạo mã vạch là một quá trình phức tạp và tốn kém. Thực tế, có nhiều giải pháp tạo mã vạch sản phẩm vừa túi tiền, dễ làm lại hiệu quả bất ngờ.

Bài viết này, Tem Nhãn 24h sẽ chia sẻ 4 cách phổ biến nhất để bạn có thể tự tạo hoặc sở hữu mã vạch cho sản phẩm của mình. Chúng ta cũng sẽ phân tích tại sao việc tự tạo mã vạch riêng, gắn liền với thương hiệu của bạn, lại tốt hơn nhiều so với việc dùng các loại mã vạch miễn phí hoặc đi thuê ngoài. Sau khi đọc xong, bạn sẽ biết cách tạo mã vạch UPC, EAN hay CODE128 và áp dụng ngay cho công việc kinh doanh của mình.

1. Tạo mã vạch online: Nhanh gọn nhưng có hạn chế

Với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ, việc quản lý hàng tồn kho ban đầu có thể đơn giản. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng một mã vạch được tạo từ các trình tạo mã vạch trực tuyến miễn phí, kết hợp với máy in và máy quét cơ bản. Đây là cách nhanh nhất để có mã vạch nhưng lại đi kèm với nhiều hạn chế cần cân nhắc.

Hầu hết các trình tạo mã vạch online miễn phí thường có những điểm yếu sau:

• Giới hạn loại mã vạch: Chỉ hỗ trợ một số ký hiệu mã vạch phổ biến, không đáp ứng được nhu cầu đa dạng.
• Quy trình thủ công: Tạo mã vạch từng cái một, việc quản lý số lượng lớn mã vạch hoặc tạo danh sách hàng loạt sẽ rất mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Chất lượng hình ảnh không tối ưu: Mã vạch thường được tải xuống dưới dạng ảnh JPG, không có độ phân giải cao và dễ bị vỡ nét khi thay đổi kích thước hoặc in ấn, ảnh hưởng đến khả năng quét của chất lượng mã vạch.

Nếu bạn đang dùng cả công cụ tạo mã vạch online và công cụ thiết kế nhãn riêng biệt, điều này tạo ra hai hệ thống làm việc độc lập, không đồng bộ, gây rắc rối không cần thiết trong quy trình sản xuất nhãn hàng loạt.

Hướng dẫn tạo mã vạch cơ bản bằng trình tạo online (Ví dụ TEC-IT)

mô tả giao diện trình tạo mã vạch TEC-IT trên trình duyệt web

Dưới đây là các bước minh họa cách tạo mã vạch EAN-13 hoặc UPC bằng một công cụ trực tuyến phổ biến:

1. Truy cập trang web tạo mã vạch: Mở trình duyệt và vào địa chỉ cung cấp công cụ tạo mã vạch miễn phí (ví dụ: https://barcode.tec-it.com/en).
   giao diện trang web TEC-IT hiển thị danh sách các loại mã vạch ở cột bên trái
2. Chọn loại mã vạch EAN/UPC: Tìm và nhấp vào mục EAN / UPC trong danh sách các loại mã vạch ở phía bên trái màn hình để mở rộng. Bạn cũng có thể chọn các loại mã vạch khác nếu cần (ví dụ code 128 là gì hoặc Barcode 39).
   mô tả cách chọn một biến thể cụ thể trong danh mục EAN/UPC như EAN-13
3. Chọn biến thể cụ thể: Dưới mục EAN / UPC, nhấp vào biến thể mã vạch bạn muốn tạo, ví dụ EAN-13 để tạo mã vạch 13 chữ số cho sản phẩm của bạn.
   một ô nhập liệu với văn bản mẫu “Data” được hiển thị trên trang tạo mã vạch
4. Xóa dữ liệu mẫu: Trong ô văn bản lớn (thường có nhãn “Data”) ở bên phải, hãy xóa nội dung mẫu mặc định có sẵn.
   ô nhập liệu “Data” trống sẵn sàng để nhập tiền tố công ty GS1
5. Nhập tiền tố công ty GS1 (nếu có): Nếu bạn đã đăng ký và được GS1 cấp tiền tố mã số, hãy nhập tiền tố này vào ô “Data”.
   ô nhập liệu “Data” đã có tiền tố công ty được nhập vào
6. Nhập số sản phẩm: Tiếp theo tiền tố (không có khoảng trắng), nhập dãy số đặc trưng mà bạn gán cho sản phẩm cụ thể này.
   ô nhập liệu “Data” đã nhập đầy đủ tiền tố công ty và số sản phẩm
7. Làm mới xem trước: Nhấp vào liên kết Làm mới (Refresh) thường nằm gần dưới ô “Data”. Thao tác này sẽ cập nhật hình ảnh xem trước mã vạch ở bên phải dựa trên dữ liệu bạn vừa nhập. Nếu có lỗi, kiểm tra lại dãy số hoặc chọn định dạng mã vạch khác.
   hình ảnh xem trước mã vạch đã được tạo dựa trên dữ liệu nhập, cùng với nút Tải xuống
8. Tải mã vạch về máy: Nhấp vào nút Tải xuống (Download). Mã vạch sẽ được lưu về thư mục tải xuống mặc định trên máy tính của bạn dưới dạng hình ảnh. Sau đó bạn có thể in và dán lên sản phẩm.

2. Sử dụng Microsoft Office (Word & Excel): Có thể nhưng rườm rà

Một cách khác là tận dụng các phần mềm quen thuộc như Microsoft Word hoặc Excel bằng cách cài đặt thêm phông chữ mã vạch hoặc dùng các mã trường đặc biệt. Dù giao diện này quen thuộc với nhiều người, việc tạo mã vạch sản phẩm bằng Office lại khá phức tạp và không còn là thế mạnh của các ứng dụng này như trước đây.

Word và Excel hiện không còn tích hợp sẵn công cụ hay phông chữ mã vạch gốc một cách tiện lợi, khiến quá trình tạo mã vạch trở nên thủ công và tẻ nhạt. Bạn sẽ cần tải và cài đặt phông chữ mã vạch từ bên ngoài hoặc sử dụng các mã trường như DisplayBarcode và MergeBarcode. Tuy nhiên, các mã trường này cũng chỉ hỗ trợ khoảng 10 loại mã vạch, bao gồm UPC, Mã 39 và Mã 128, bỏ sót nhiều loại khác.

Việc lưu trữ và quản lý hàng loạt tệp Word hoặc Excel riêng biệt cho từng loại mã vạch hay khi cần cập nhật mã vạch hiện có sẽ rất khó khăn và dễ dẫn đến tình trạng sử dụng các phiên bản mã vạch lỗi thời trong sản xuất.

màn hình Microsoft Office hiển thị các công cụ tạo mã vạch

Lưu ý về hạn chế: Cần hiểu rõ là bạn có thể tạo mã vạch CODE128 trong Microsoft Office khá dễ dàng (nếu đã có phông chữ), nhưng việc tạo mã vạch UPC hay EAN chuẩn GS1 bằng cách này rất khó khăn hoặc không thể thực hiện trực tiếp. Nếu bạn bắt buộc phải dùng máy quét UPC/EAN (thường là các máy quét tại siêu thị, cửa hàng bán lẻ lớn), thì cách tạo online hoặc phần mềm chuyên dụng sẽ là lựa chọn tốt hơn.

Hướng dẫn tạo barcode đơn giản trong Excel

màn hình Excel với một sổ làm việc trống mới được tạo

1. Tạo sổ làm việc Excel mới: Mở Microsoft Excel và chọn tạo một Sổ làm việc trống.
   các ô trong trang tính Excel được điền các tiêu đề “Type”, “Label”, “Barcode”
2. Nhập thông tin cần thiết: Điền các thông tin sau vào các ô tương ứng:
   • Ô A1: Type
   • Ô B1: Label
   • Ô C1: Barcode
   • Ô A2: CODE128 (hoặc loại mã vạch bạn muốn dùng)
   • Ô B2: Nhập tiền tố mã vạch và số sản phẩm (ví dụ: 1234567890)
   • Ô C2: Nhập lại tiền tố mã vạch và số sản phẩm (ví dụ: 1234567890)
     hộp thoại Lưu với đường dẫn lưu đến màn hình nền máy tính
3. Lưu tài liệu Excel: Lưu tệp này ở một vị trí dễ nhớ, ví dụ trên màn hình nền, với tên tệp là barcode.xlsx. Sau đó đóng Excel.

Hướng dẫn tạo barcode trong Word (Sử dụng chức năng Mailings)

màn hình Word với một tài liệu trống mới được tạo

1. Tạo tài liệu Word mới: Mở Microsoft Word và chọn tạo một Tài liệu trống.
   thanh công cụ Word hiển thị tab Mailings được chọn
2. Chọn tab Mailings: Nhấp vào tab Mailings trên thanh công cụ ribbon ở phía trên cùng của cửa sổ Word.
   trong tab Mailings, nút Labels được tô sáng
3. Chọn Labels: Trong nhóm công cụ Create (hoặc tương tự) của tab Mailings, nhấp vào nút Labels.
   hộp thoại Options của Labels với tùy chọn chọn nhà cung cấp nhãn và số sản phẩm
4. Cấu hình loại nhãn: Trong hộp thoại Labels, nhấp vào Options. Trong hộp thoại Label Options, chọn nhà cung cấp nhãn (ví dụ: Avery US Letter) và số sản phẩm nhãn (ví dụ: 5161 Address Labels). Nhấp OK.
   nút New Document được tô sáng trong hộp thoại Labels
5. Tạo tài liệu nhãn mới: Trở lại hộp thoại Labels, nhấp vào nút New Document. Word sẽ tạo một tài liệu mới được định dạng sẵn theo kích thước nhãn bạn đã chọn.
   tab Mailings được chọn lại trong tài liệu nhãn mới
6. Chọn lại tab Mailings: Nhấp lại vào tab Mailings trong tài liệu nhãn mới này.
   trong tab Mailings, nút Select Recipients được tô sáng
7. Chọn người nhận (nguồn dữ liệu): Trong nhóm công cụ Start Mail Merge, nhấp vào Select Recipients. Một menu thả xuống sẽ hiện ra.
   tùy chọn Use an Existing List… được tô sáng trong menu Select Recipients
8. Sử dụng danh sách hiện có: Chọn Use an Existing List… từ menu thả xuống.
   hộp thoại Select Data Source hiển thị danh sách tệp, với tệp barcode Excel đã lưu được chọn
9. Chọn tệp Excel nguồn: Duyệt đến vị trí bạn đã lưu tệp Excel (barcode.xlsx), chọn tệp đó và nhấp Open. Nếu được hỏi về bảng dữ liệu, chọn bảng hoặc phạm vi chứa dữ liệu mã vạch và nhấp OK.
   nút Insert Merge Field được tô sáng trong tab Mailings
10. Chèn các trường trộn: Trong nhóm công cụ Write & Insert Fields, nhấp vào Insert Merge Field. Chọn lần lượt các trường Type, Label, Barcode từ danh sách. Tài liệu của bạn sẽ hiển thị các dòng kiểu { MERGEFIELD Type }, { MERGEFIELD Label }, { MERGEFIELD Barcode }.
    trong menu Insert Merge Field, tùy chọn Type được tô sáng Nếu thay vào đó bạn thấy <<Type>>, <<Label>>, <<Barcode>>, hãy chọn toàn bộ dòng văn bản này, nhấp chuột phải và chọn Toggle Field Codes để chuyển sang định dạng mã trường {}.
    dòng văn bản mã trường { MERGEFIELD Type }{ MERGEFIELD Label }{ MERGEFIELD Barcode } trên tài liệu Word
11. Định dạng các trường:
    dòng văn bản mã trường đã được thêm dấu hai chấm và khoảng cách giữa Type và Label
    • Đặt dấu hai chấm và một khoảng trắng giữa thẻ Type và Label: { MERGEFIELD Type }: { MERGEFIELD Label }
      dòng văn bản mã trường { MERGEFIELD Barcode } được đặt trên một dòng riêng biệt
    • Đặt thẻ { MERGEFIELD Barcode } xuống một dòng riêng.
      thẻ { MERGEFIELD Barcode } với phần FIELD được tô sáng để chuẩn bị thay thế bằng BARCODE
    • Quan trọng: Chỉnh sửa thẻ MERGEFIELD Barcode. Chọn và thay thế chữ FIELD bằng BARCODE. Thẻ sẽ thành { MERGEBARCODE Barcode }.
      thẻ mã trường { MERGEBARCODE Barcode CODE128 } đã hoàn chỉnh để tạo mã vạch CODE128
    • Nhấp chuột ngay trước dấu ngoặc đóng } của thẻ mã vạch, thêm một khoảng trắng và nhập loại mã vạch: { MERGEBARCODE Barcode CODE128 }. Đảm bảo đã cài đặt phông chữ CODE128 trên máy tính của bạn.
      nút Finish & Merge được tô sáng trong tab Mailings
12. Hoàn tất và tạo mã vạch: Trong nhóm công cụ Finish, nhấp vào nút Finish & Merge. Chọn Edit Individual Documents…. Trong hộp thoại tiếp theo, chọn All (để tạo nhãn cho tất cả các dòng dữ liệu trong Excel) và nhấp OK. Word sẽ tạo một tài liệu mới chứa tất cả các nhãn mã vạch của bạn.
    hộp thoại Save As của Word hiển thị nơi lưu tài liệu mã vạch đã hoàn thành
13. Lưu tài liệu Word: Lưu tài liệu mới này lại. Giờ đây bạn có thể in tài liệu này để lấy mã vạch.

Qua các bước trên, bạn đã tạo mã vạch bằng Office thành công, tuy nhiên có thể thấy nó khá phức tạp và yêu cầu nhiều thao tác thủ công cũng như kiến thức về Word/Excel.

3. Mua mã vạch từ bên thứ ba: Nhanh nhưng thiếu quyền sở hữu

Nếu mục tiêu của bạn là đưa sản phẩm vào các hệ thống bán lẻ lớn yêu cầu mã vạch UPC / EAN chuẩn quốc tế, việc mua mã vạch từ các công ty bán lại (resellers) là một lựa chọn. Cách này có vẻ nhanh chóng hơn so với tự tạo UPC/EAN từ đầu (thường phải đăng ký GS1). Tuy nhiên, nó cũng có những hạn chế quan trọng:

1. Thiếu linh hoạt trong đặt tên sản phẩm: Bạn có thể không có toàn quyền kiểm soát cách đặt số cho từng sản phẩm của mình, vì dãy số này phụ thuộc vào hệ thống của bên bán lại.
2. Mã số thuộc về họ: Mã sản phẩm của bạn sẽ được đăng ký dưới tên của công ty bán lại mã vạch đó, chứ không phải tên doanh nghiệp của bạn.

Mã vạch mua từ bên thứ ba vẫn có thể quét tốt tại điểm bán hàng, nhưng chúng sẽ không chứa GTIN (Mã số thương phẩm toàn cầu) hoặc Mã doanh nghiệp (Company Prefix) duy nhất được gắn với thương hiệu của riêng bạn. Việc mã vạch trên sản phẩm không đại diện cho doanh nghiệp của bạn có thể làm giảm uy tín hoặc tính minh bạch với khách hàng. Trong bối cảnh hiện nay, người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc và ai là người tạo ra sản phẩm họ đang mua. Sở hữu mã vạch riêng là một cách khẳng định điều đó.

4. Sử dụng phần mềm thiết kế nhãn mã vạch chuyên nghiệp: Giải pháp tối ưu lâu dài

Vậy tại sao việc tự tạo mã vạch của riêng mình (thường thông qua phần mềm) lại tốt hơn hẳn việc mua đi bán lại hay dùng công cụ miễn phí? Bằng cách đầu tư vào phần mềm thiết kế nhãn mã vạch chuyên dụng, bạn có thể dễ dàng tạo mã vạch cho sản phẩm của mình với sự linh hoạt và hiệu quả vượt trội.

Phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ hàng trăm loại mã vạch khác nhau (bao gồm cả 1D và 2D như QR Code), đáp ứng mọi nhu cầu mã hóa dữ liệu (chỉ số, chữ-số, URL, thông tin chi tiết…). Dù mã vạch được dùng để quản lý nội bộ, bán lẻ, theo dõi lô hàng hay bất kỳ mục đích nào khác, bạn đều có thể tạo ra loại mã vạch phù hợp.

Một ưu điểm cực lớn là mã vạch được tạo ra từ phần mềm chuyên dụng có thể dễ dàng thay đổi kích thước và tỷ lệ mà không làm giảm chất lượng in ấn. Điều này đảm bảo mã vạch luôn rõ nét, dễ quét trên mọi loại tem nhãn, góp phần nâng cao chất lượng mã vạch.

Ngoài ra, các phần mềm này còn có khả năng kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu (tệp Excel, cơ sở dữ liệu đám mây hoặc nội bộ). Điều này cho phép bạn tạo ra mã vạch biến đổi (variable data) hoặc mã vạch động (dynamic barcode), nơi dữ liệu trên mã vạch (và cả thông tin văn bản trên nhãn) có thể thay đổi tự động cho từng sản phẩm hoặc từng lô hàng. Người dùng có thể nhập dữ liệu trực tiếp khi in hoặc phần mềm sẽ tự động lấy dữ liệu từ database. Điều này cực kỳ hữu ích khi cần in tem nhãn hàng loạt với nội dung khác nhau.

Việc sử dụng phần mềm thiết kế nhãn mã vạch không chỉ giúp bạn tạo mã vạch chuẩn xác mà còn quản lý quy trình in ấn hiệu quả hơn, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp cho nhãn mác sản phẩm của bạn. Nếu bạn cần giải pháp in ấn chuyên nghiệp, đừng quên tìm hiểu về giấy in mã vạch là gì và các loại mực in phù hợp.

Kết luận

Trên đây, Tem Nhãn 24h đã trình bày 4 cách phổ biến nhất để bạn tạo mã vạch cho sản phẩm của mình, từ các công cụ miễn phí, quen thuộc đến giải pháp chuyên nghiệp. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.

• Tạo online: Nhanh, miễn phí cho nhu cầu cơ bản, nhưng giới hạn loại mã vạch, chất lượng in và khó quản lý số lượng lớn.
• Sử dụng Office: Tận dụng phần mềm quen thuộc, nhưng quá trình phức tạp, hạn chế loại mã vạch chuẩn bán lẻ (UPC/EAN) và dễ gặp lỗi quản lý tệp.
• Mua từ bên thứ ba: Nhanh có mã UPC/EAN, nhưng bạn không sở hữu tiền tố công ty, ảnh hưởng đến thương hiệu và tính minh bạch.
• Phần mềm chuyên dụng: Linh hoạt nhất, hỗ trợ đa dạng loại mã vạch, đảm bảo chất lượng in, cho phép in dữ liệu biến đổi và quản lý tập trung, là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn phát triển bền vững.

Việc lựa chọn cách nào phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và ngân sách của bạn. Tuy nhiên, để đảm bảo sự chuyên nghiệp, hiệu quả lâu dài và xây dựng thương hiệu vững mạnh, việc đầu tư vào giải pháp phần mềm thiết kế nhãn mã vạch và tự chủ trong quy trình tạo mã vạch là hướng đi được khuyến khích nhất.

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm tạo mã vạch, cần tư vấn về các giải pháp in ấn hoặc các loại vật tư như Mực in mã vạch tại Hà Nội, giấy in tem nhãn, thiết bị in mã vạch,… đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH

Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline: 0355 659 353

Email: kd01.bartech@gmail.com

Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn