Các loại Khóa ID GS1: Nhận dạng Hiệu quả trong Chuỗi Cung ứng

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và toàn cầu hóa, việc nhận dạng chính xác và hiệu quả các sản phẩm, tài sản, địa điểm và các thực thể khác là vô cùng quan trọng. Các Khóa ID GS1 (GS1 ID Keys) do Tổ chức Tiêu chuẩn Toàn cầu GS1 cung cấp chính là giải pháp tiêu chuẩn để thực hiện điều này. Chúng mang đến cho các doanh nghiệp khả năng truy cập thông tin một cách có hệ thống và chia sẻ dữ liệu liền mạch với các đối tác thương mại trên khắp thế giới, góp phần tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong vận hành.

Khóa ID GS1 là một bộ các số nhận dạng tiêu chuẩn, duy nhất trên toàn cầu, cho phép các tổ chức gán một định danh nhất quán cho các loại đối tượng khác nhau trong môi trường kinh doanh. Từ sản phẩm cụ thể trên kệ hàng, một pallet chứa hàng trong kho, một địa điểm giao nhận, cho đến một tài sản cố định hay một mối quan hệ dịch vụ, mỗi thực thể đều có thể được gán một Khóa ID GS1 phù hợp. Nhờ tính duy nhất toàn cầu, các Khóa ID này tạo nền tảng cho việc chia sẻ thông tin đáng tin cậy giữa các bên tham gia chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng hiển thị và truy xuất nguồn gốc.

Để có thể sử dụng Khóa ID GS1, doanh nghiệp của bạn cần trở thành thành viên của GS1 và được cấp Mã doanh nghiệp GS1. Mã này chính là thành phần nền tảng để tạo ra các Khóa ID khác nhau. Có tổng cộng 12 loại Khóa ID GS1, mỗi loại phục vụ một mục đích nhận dạng riêng biệt, cho phép các tổ chức kết nối các sự kiện vật lý với thông tin số liên quan.

Các Khóa ID GS1 và ứng dụng chính được tóm tắt trong bảng sau:

Khóa ID	Được sử dụng để xác định	Thí dụ
Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN)	Sản phẩm và dịch vụ	Hộp súp, thanh sô cô la, album nhạc
Số vị trí toàn cầu (GLN)	Các bữa tiệc và địa điểm	Công ty, nhà kho, nhà máy, cửa hàng
Mã container vận chuyển nối tiếp (SSCC)	Đơn vị hậu cần	Đơn vị tải trên pallet, lồng cuộn, bưu kiện
Mã định danh nội dung có thể trả lại (GRAI)	Nội dung có thể trả lại	Hộp pallet, thùng, totes
Mã định danh tài sản cá nhân (GIAI)	Tài sản	Thiết bị y tế, sản xuất, vận tải và CNTT
Số quan hệ dịch vụ toàn cầu (GSRN)	Mối quan hệ giữa nhà cung cấp & người nhận	Thành viên chương trình khách hàng thân thiết…
Mã định danh loại tài liệu toàn cầu (GDTI)	Các tài liệu	Yêu cầu về thuế, hình thức vận chuyển, giấy phép
Số Nhận dạng Toàn cầu cho Lô hàng (GINC)	Lô hàng (được giao cho người vận chuyển)	Các đơn vị hậu cần vận chuyển cùng nhau trong cont
Số Nhận dạng Lô hàng Toàn cầu (GSIN)	Lô hàng (được giao cho một khách hàng)	Các đơn vị hậu cần cùng nhau giao cho khách hàng
Số phiếu thưởng toàn cầu (GCN)	Phiếu giảm giá	Phiếu giảm giá kỹ thuật số
Mã định danh thành phần / bộ phận (CPID)	Các thành phần và bộ phận	Những bộ phận xe ô tô
Số mô hình toàn cầu (GMN)	Dòng sản phẩm	Các thiết bị y tế

Tìm hiểu chi tiết các Khóa ID GS1 và ứng dụng

GS1 ID Keys là nền tảng cho hệ thống nhận dạng tự động phổ biến nhất thế giới, thường được biểu diễn dưới dạng mã vạch hoặc được sử dụng trong các công nghệ như RFID. Dưới đây là phân tích chi tiết hơn về các loại Khóa ID GS1 chính và vai trò của chúng trong các hoạt động kinh doanh.

Thương phẩm: Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN)

Khóa ID GS1: GTIN (Global Trade Item Number)

GTIN là loại Khóa ID GS1 được sử dụng rộng rãi nhất để xác định bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào (thương phẩm) tại bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng. Chúng được công nhận trên phạm vi toàn cầu và thường được biểu diễn dưới dạng các loại mã vạch thông dụng. Việc sử dụng GTIN là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn muốn tạo mã vạch sản phẩm của mình.

Có bốn định dạng GTIN phổ biến, mỗi loại có cấu trúc và mục đích sử dụng cụ thể:

• GTIN-13:

  Ví dụ về mã vạch GTIN-13 thường thấy trên sản phẩm bán lẻ

  Là định dạng GTIN được sử dụng phổ biến nhất trên toàn cầu, đặc biệt cho các thương phẩm bán lẻ. Nó cũng có thể áp dụng cho các đơn vị đóng gói lớn hơn như thùng carton bên ngoài hoặc thùng trưng bày.

• GTIN-8:

  Mã vạch GTIN-8, định dạng nhỏ gọn cho sản phẩm có bao bì hẹp

  Được thiết kế để sử dụng trên các thương phẩm bán lẻ có kích thước nhỏ hoặc bao bì hạn chế, nơi GTIN-13 quá lớn để in.

• GTIN-12:

  Hình ảnh mã vạch GTIN-12, phổ biến tại thị trường Bắc Mỹ

  Còn gọi là UPC (Universal Product Code), định dạng này chủ yếu được sử dụng tại Hoa Kỳ và Canada. Các hệ thống bán lẻ hiện đại tại hai quốc gia này đã cập nhật để có thể quét cả GTIN-13 và GTIN-8, nhưng việc sử dụng GTIN-12 vẫn phổ biến cho hàng hóa xuất khẩu sang thị trường này.

• GTIN-14:

  Mã vạch GTIN-14 dùng cho các đơn vị phân phối hoặc thùng hàng

  Được sử dụng để xác định các đơn vị thương phẩm không nhằm mục đích bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng tại điểm bán hàng, chẳng hạn như thùng carton chứa nhiều sản phẩm lẻ, đơn vị phân phối dùng trong kho vận.

Đơn vị hậu cần: SSCC, GINC, GSIN

Các đơn vị hậu cần, phổ biến nhất là pallet, là các đơn vị vận chuyển hoặc lưu trữ cần được theo dõi và truy xuất nguồn gốc trong suốt chuỗi cung ứng. GS1 cung cấp các Khóa ID chuyên biệt cho mục đích này:

• Đơn vị hậu cần cá nhân:

  Khóa ID GS1: SSCC (Serial Shipping Container Code)

  Mã vạch SSCC trên nhãn hậu cần xác định đơn vị vận chuyển

  SSCC là mã duy nhất dùng để xác định một đơn vị hậu cần cụ thể (như một pallet, một thùng lớn, một bưu kiện) trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. SSCC thường được mã hóa bằng code 128 là gì trên nhãn hậu cần (pallet label).

• Nhiều đơn vị hậu cần cho ký gửi:

  Khóa ID GS1: GINC (Global Identification Number for Consignment)

  Minh họa số GINC xác định lô hàng được giao cho nhà vận chuyển

  GINC được sử dụng để xác định một nhóm các đơn vị hậu cần (ví dụ: nhiều pallet) được giao cùng nhau cho một nhà giao nhận hoặc hãng vận chuyển để vận chuyển chung như một lô hàng duy nhất. Khóa ID này thường do người giao nhận hoặc hãng vận chuyển chỉ định.

• Nhiều đơn vị hậu cần cho lô hàng:

  Khóa ID GS1: GSIN (Global Shipment Identification Number)

  Hình ảnh khái niệm về GSIN định danh lô hàng cho một khách hàng

  GSIN dùng để nhận dạng một nhóm các đơn vị hậu cần được vận chuyển cùng nhau từ nhà cung cấp đến một khách hàng cụ thể theo một chứng từ vận chuyển (ví dụ: vận đơn). Khóa ID này thường do nhà cung cấp chỉ định.

Địa điểm: GLN

Khóa ID GS1: GLN (Global Location Number)

Biểu tượng GLN đại diện cho việc nhận dạng địa điểm hoặc pháp nhân toàn cầu

GLN là mã nhận dạng duy nhất cho phép xác định các vị trí vật lý, vị trí kỹ thuật số, pháp nhân và chức năng trong chuỗi cung ứng. Việc sử dụng GLN giúp các đối tác thương mại dễ dàng trao đổi dữ liệu và định tuyến thông tin chính xác.

• Vị trí vật lý: Một địa điểm cụ thể (nhà máy, kho hàng, cửa hàng bán lẻ, cảng) hoặc một khu vực bên trong địa điểm đó (cửa nhập hàng, khu vực lưu trữ).
• Vị trí kỹ thuật số: Địa chỉ điện tử được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các hệ thống (ví dụ: điểm cuối giao dịch điện tử).
• Pháp nhân: Bất kỳ thực thể pháp lý nào có khả năng ký kết hợp đồng (công ty, phòng ban chính phủ, tổ chức từ thiện, cá nhân trong vai trò kinh doanh).
• Chức năng: Một bộ phận hoặc đơn vị tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể (ví dụ: bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng).

Tài sản: GIAI, GRAI

Hệ thống GS1 cung cấp khả năng nhận dạng cho cả tài sản cố định cá nhân và tài sản có thể trả lại:

• Tài sản cá nhân:

  Khóa ID GS1: GIAI (Global Individual Asset Identifier)

  GIAI được dùng để xác định các tài sản cố định có giá trị trong công ty (máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải) để theo dõi vòng đời của chúng.

• Nội dung có thể trả lại:

  Khóa ID GS1: GRAI (Global Returnable Asset Identifier)

  Ví dụ về Mã định danh nội dung có thể trả lại (GRAI) trên thùng chứa

  GRAI dùng để nhận dạng các tài sản có thể luân chuyển hoặc trả lại như pallet, thùng chứa, khay. Chúng rất hữu ích cho mục đích theo dõi, quản lý tồn kho hoặc trong các hệ thống cho thuê, mượn. Việc phân biệt mã vạch vs RFID cũng quan trọng ở đây, vì RFID thường được sử dụng để theo dõi số lượng lớn tài sản có thể trả lại hiệu quả hơn mã vạch truyền thống.

Mối quan hệ dịch vụ: GSRN

Khóa ID GS1: GSRN (Global Service Relationship Number)

Minh họa GSRN dùng để nhận dạng mối quan hệ dịch vụ khách hàng

GSRN được sử dụng để xác định một mối quan hệ dịch vụ cụ thể giữa nhà cung cấp dịch vụ và người nhận dịch vụ. Ví dụ bao gồm nhận dạng thành viên của các chương trình khách hàng thân thiết, bệnh nhân tại bệnh viện hoặc nhân viên trong một tổ chức.

Các tài liệu: GDTI

Khóa ID GS1: GDTI (Global Document Type Identifier)

Hình ảnh GDTI đại diện cho việc định danh các loại tài liệu

GDTI dùng để nhận dạng các loại tài liệu theo bản chất của chúng, ví dụ như hóa đơn, vận đơn, giấy phép, chứng nhận, hồ sơ y tế, v.v. Việc sử dụng GDTI giúp chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu và trao đổi thông tin liên quan.

Phiếu giảm giá: GCN

Khóa ID GS1: GCN (Global Coupon Number)

GCN là mã duy nhất trên toàn cầu được dùng để nhận dạng một phiếu giảm giá cụ thể (dạng vật lý hoặc kỹ thuật số), cho phép theo dõi và quản lý việc sử dụng phiếu giảm giá.

Thành phần và bộ phận: CPID

Khóa ID GS1: CPID (Component / Part Identifier)

CPID được sử dụng để xác định các thành phần hoặc bộ phận cụ thể, thường trong các ngành sản xuất phức tạp như ô tô, điện tử, nơi nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) cần định danh chính xác các bộ phận được sử dụng trong sản phẩm cuối cùng. Việc sử dụng CPID chủ yếu giới hạn trong trao đổi dữ liệu giữa các đối tác thương mại.

Dòng sản phẩm: GMN

Khóa ID GS1: GMN (Global Model Number)

GMN được sử dụng để xác định một dòng sản phẩm hoặc một mô hình cụ thể, đặc biệt phổ biến trong ngành thiết bị y tế. Nó cho phép nhận dạng các thiết bị hoặc mô hình có chung thiết kế cơ bản.

Kết luận

Các Khóa ID GS1 đóng vai trò nền tảng trong việc xây dựng hệ thống nhận dạng chuẩn hóa toàn cầu. Việc hiểu và áp dụng đúng các loại Khóa ID GS1 khác nhau không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nội bộ hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi dữ liệu với đối tác, tăng cường khả năng hiển thị và truy xuất nguồn gốc trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Từ sản phẩm bán lẻ (GTIN), đơn vị vận chuyển (SSCC, GINC, GSIN), địa điểm (GLN), tài sản (GIAI, GRAI) đến các thực thể khác, hệ thống GS1 mang đến một ngôn ngữ chung cho dữ liệu nhận dạng.

Nếu bạn đang tìm hiểu sâu hơn về cách triển khai hoặc tối ưu hóa hệ thống mã số mã vạch và nhận dạng dựa trên tiêu chuẩn GS1 cho doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia trong lĩnh vực này.