Mã SKU Là Gì? Bí Quyết Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả 2025

Bạn là chủ một cửa hàng bán lẻ đang đau đầu với hàng tá sản phẩm, hay một doanh nhân trẻ chuẩn bị khởi nghiệp với kho hàng đầu tiên? Dù bạn quản lý một lượng lớn hàng tồn kho đa dạng hay chỉ chuyên về một vài mặt hàng, dù bạn bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki hay sở hữu cửa hàng truyền thống, thì việc hiểu rõ mã SKU là gì và cách vận dụng nó chính là chìa khóa vàng giúp bạn quản lý hàng hóa một cách thông minh và hiệu quả. Mã SKU không chỉ giúp theo dõi từng sản phẩm cụ thể mà còn là nền tảng cho nhiều quyết định kinh doanh chiến lược. Vậy, mã SKU hoạt động như thế nào và làm sao để tạo ra một hệ thống SKU tối ưu cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Tem Nhãn 24h khám phá ngay sau đây!

Nhân viên bán lẻ sử dụng máy quét để kiểm tra mã SKU sản phẩm trong kho hàng

Mã SKU là gì? Giải mã chi tiết

SKU, viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock Keeping Unit, dịch nôm na là “Đơn vị lưu kho”. Đây là một mã định danh bao gồm cả chữ và số, được tạo ra để xác định một sản phẩm cụ thể, qua đó giúp bạn theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác cho hoạt động kinh doanh bán lẻ của mình. Bạn hoàn toàn có thể tự tạo mã SKU thủ công hoặc sử dụng sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho, phần mềm bán hàng (POS) chuyên nghiệp.

Mã SKU thường được in trên nhãn sản phẩm, đi kèm với mã sản phẩm chung (UPC) và các thông tin khác liên quan đến sản phẩm. Việc ứng dụng hệ thống POS sẽ giúp tự động hóa quy trình theo dõi tồn kho, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tem Nhãn 24h cũng cung cấp các giải pháp bán lẻ tích hợp nhiều tính năng như tải lên hàng loạt danh mục tồn kho, phân tích xu hướng bán hàng và quản lý mã SKU hiệu quả. Thông tin trong SKU có thể bao gồm giá cả, màu sắc, kiểu dáng, thương hiệu, giới tính, loại và kích thước sản phẩm. Điều quan trọng là các thông tin này nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. SKU không mang tính phổ quát; chúng được thiết kế riêng biệt cho từng doanh nghiệp và có thể tùy chỉnh để phản ánh những đặc điểm mà khách hàng hoặc nhà cung cấp thường xuyên quan tâm nhất về sản phẩm của bạn. Để hiểu rõ hơn về mã SKU là gì và các ứng dụng của nó, việc nắm vững cấu trúc và cách tạo là vô cùng cần thiết.

Ví dụ minh họa cấu trúc mã SKU cho một sản phẩm áo thun xanh size M

Tại sao Mã SKU lại “Sống Còn” với Nhà Bán Lẻ?

Các nhà bán lẻ sử dụng SKU không chỉ để theo dõi hàng tồn kho và doanh số. Dữ liệu từ SKU còn cung cấp những phân tích giá trị, giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với nhà cung cấp và khách hàng. Tuy nhiên, cần nhớ rằng mỗi nhà bán lẻ có nhu cầu theo dõi khác nhau. Vì vậy, việc xác định rõ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn trước khi xây dựng kiến trúc SKU là vô cùng quan trọng. Một hệ thống SKU được xây dựng bài bản sẽ giúp bạn lập kế hoạch và quản lý hiệu quả nhiều khía cạnh cốt lõi của doanh nghiệp.

Theo dõi hàng tồn kho chính xác đến từng chi tiết

Vì SKU được dùng để theo dõi các đặc tính của sản phẩm, chúng đảm bảo rằng tổng lượng hàng tồn kho của bạn luôn được ghi nhận một cách chính xác. Điều này trực tiếp dẫn đến việc quản lý một trong những yếu tố quan trọng nhất: tính sẵn có của sản phẩm. Khi bạn có thể liên tục theo dõi tình trạng sản phẩm, hệ thống kiểu SKU của bạn sẽ giúp xác định chính xác thời điểm cần đặt hàng mới, đảm bảo hàng hóa không bao giờ rơi vào tình trạng “cháy hàng”. Đây chính là điểm đặt hàng lại (reorder point) của nhà bán lẻ. Quan trọng hơn cả, sự chính xác này mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn. Việc theo dõi sản phẩm theo thời gian thực giúp bạn thấu hiểu hơn những nhu cầu đang thay đổi của doanh nghiệp mình. Đôi khi, việc so sánh các công nghệ theo dõi như so sánh mã vạch và RFID cũng giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Dự báo doanh số bán hàng chuẩn không cần chỉnh

Khi bạn có thể duy trì số liệu tồn kho chính xác, SKU cũng hỗ trợ đắc lực trong việc dự báo doanh số, giúp bạn dự đoán nhu cầu của thị trường. Nhờ đó, việc giữ cho các sản phẩm luôn có sẵn trong kho trở nên dễ dàng hơn, củng cố uy tín của bạn như một nhà cung cấp đáng tin cậy trong mắt khách hàng và cả các đối tác. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng khi sử dụng SKU để dự báo doanh số là bạn cần có chiến lược rõ ràng trước khi quyết định loại bỏ hoàn toàn những mặt hàng bán chậm ra khỏi danh mục. Một số khách hàng quan trọng vẫn có thể ưa chuộng những sản phẩm đó, và nếu bạn ngừng bán, họ có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh.

Bằng cách xây dựng kiến trúc SKU cung cấp những thông tin mà khách hàng thực sự muốn biết về sản phẩm, bạn có thể phân tích một cách chiến lược hơn về danh mục hàng hóa của mình. Điều này giúp bạn đưa ra những quyết định quan trọng (và thông minh) đối với lượng hàng tồn kho luôn biến động của cửa hàng.

Tối ưu hóa lợi nhuận từ các “gà đẻ trứng vàng”

Một lần nữa, kiến trúc SKU của bạn có thể giúp bạn xác định đâu là những mặt hàng được săn đón nhiều nhất – và cả những mặt hàng ít được ưa chuộng. Bên cạnh việc biết khi nào cần đặt hàng lại và những mặt hàng nào nên được loại bỏ khỏi kho, bạn có biết rằng mình còn có thể sáng tạo hơn nữa với những sản phẩm bán chạy nhất của mình – và có thể giúp chúng “ra đi” nhanh hơn không? Khi biết được đâu là “cỗ máy kiếm tiền” chủ lực của doanh nghiệp, bạn có thể trưng bày sản phẩm một cách chiến lược, đảm bảo chúng dễ dàng được tìm thấy trên trang chủ của cửa hàng trực tuyến, và tất nhiên, luôn giữ chúng sẵn hàng trong kho.

Xây dựng lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng

Vì kiến trúc SKU có thể được sử dụng để dự đoán các điểm đặt hàng lại, bạn có thể giúp khách hàng luôn tìm thấy sản phẩm họ cần. Và khi bạn có thể theo dõi các điểm đặt hàng lại một cách hiệu quả, bạn sẽ tạo ra trải nghiệm mua sắm với tình trạng hết hàng được giảm thiểu tối đa – điều này có thể dẫn đến sự gia tăng lòng trung thành và sự hài lòng của người mua sắm. Hơn nữa, ngay cả khi một sản phẩm thực sự hết hàng, khách hàng của bạn có thể sẽ kiên nhẫn chờ đợi hơn là tìm đến một nơi khác.

Đưa ra gợi ý sản phẩm thay thế “cứu cánh” khi hết hàng

Nếu bạn đang theo dõi nhiều đặc điểm sản phẩm thông qua kiến trúc SKU của mình, loại thông tin này không chỉ giới hạn ở việc phân tích tồn kho và doanh số – nó còn có thể được áp dụng ngay tại quầy bán hàng. Nếu một sản phẩm hết hàng, bạn có thể sử dụng kiến thức về SKU để hướng khách hàng đến một sản phẩm tương tự. Điều này cũng có thể áp dụng trực tuyến. Hãy nghĩ về tất cả các trang web mua sắm bạn truy cập. Khi bạn nhấp vào một mặt hàng nhất định, trang web thường hiển thị các mặt hàng tương tự mà bạn có thể thích. Điều này được thực hiện thông qua kiến trúc SKU của nhà bán lẻ – nơi họ đã áp dụng các thuật toán để cung cấp các đề xuất với các tính năng SKU tương tự.

Nâng tầm trải nghiệm mua sắm tại cửa hàng

Mã SKU giúp bạn sắp xếp và bố trí cửa hàng một cách khoa học để cả người mua sắm và nhân viên đều có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm cần thiết. Hệ thống mã SKU cho phép bạn phân loại sản phẩm theo nhiều cách, ví dụ như theo loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hoặc nhà cung cấp, giúp việc sắp xếp và tìm kiếm sản phẩm trở nên dễ dàng hơn trên sàn bán hàng và trong khu vực lưu trữ. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa mã vạch 1D và 2D cũng góp phần tối ưu hóa quá trình này. Các mã SKU cải thiện việc bán hàng tại cửa hàng và mang lại trải nghiệm mua sắm hấp dẫn, có trật tự cho người mua, từ đó dẫn đến doanh số cao hơn. Nếu không có mã SKU, bạn có thể mất dấu vết vị trí sản phẩm trong không gian của mình, dẫn đến nhân viên bối rối, người mua hàng thất vọng và tệ nhất là mất doanh số.

Đơn giản hóa quy trình thanh toán và dịch vụ khách hàng

Một hệ thống SKU được tổ chức hợp lý giúp các tác vụ dịch vụ khách hàng và thanh toán diễn ra trơn tru và không có lỗi. Theo dõi sản phẩm bằng số SKU trong hệ thống POS đảm bảo rằng hàng tồn kho và giá cả của bạn luôn được kiểm soát chặt chẽ. Khi khách hàng thanh toán, các giao dịch mua sẽ hiển thị đúng giá và số lượng hàng tồn kho sẽ tự động giảm đối với các mặt hàng đã bán. Ngoài ra, khi khách hàng không thể tìm thấy một mặt hàng, việc tra cứu nhanh số SKU trong POS của bạn sẽ báo cáo tình trạng hàng hóa và giúp nhân viên nhanh chóng xác định vị trí của nó và hoàn tất giao dịch.

Phân Biệt Rạch Ròi: Mã SKU và Mã UPC Khác Nhau Như Thế Nào?

Bạn có bao giờ thắc mắc hai dãy số trông có vẻ giống hệt nhau ở mặt sau sản phẩm thực sự là gì không? Trong hầu hết các trường hợp, đó chính là mã SKU và mã UPC của sản phẩm. Mặc dù trông tương tự, chúng thực hiện hai chức năng hoàn toàn khác nhau.

Các thuật ngữ Mã SKU và UPC đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có ý nghĩa hơi khác biệt. Mã UPC (Universal Product Code – Mã Sản Phẩm Chung) được thiết lập bởi các nhà sản xuất, trong khi Mã SKU được tạo bởi các nhà bán lẻ để phù hợp với nhu cầu theo dõi kinh doanh cá nhân của họ. Đặc biệt với các nền tảng lớn, có những yêu cầu mã vạch UPC xác minh thương hiệu như Amazon mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:

Bạn luôn muốn đảm bảo rằng mã SKU và mã UPC của mình không giống nhau. Một quy tắc nhanh: Hãy để SKU của bạn xác định các đặc điểm của sản phẩm, và mã UPC xác định nhà sản xuất (sáu chữ số đầu tiên), mặt hàng (năm chữ số tiếp theo), và một chữ số kiểm tra (chữ số cuối cùng). Chữ số kiểm tra được tạo ra bằng cách cộng và/hoặc nhân nhiều chữ số trong mã để xác nhận tính hợp lệ của mã UPC. Việc xác định cần bao nhiêu mã vạch UPC cho sản phẩm cũng là một bước quan trọng cho các nhà sản xuất.

Bật Mí Cách Tạo Mã SKU “Chuẩn Không Cần Chỉnh” Cho Doanh Nghiệp

Giờ bạn đã hiểu tại sao số SKU lại quan trọng, hãy cùng xem xét một quy trình ba bước cơ bản để tạo ra chúng. Dù bạn đang sử dụng hệ thống thủ công hay POS để theo dõi hàng tồn kho, quy trình này đều giống nhau. Bạn có thể kết hợp cả số và chữ cái trong hệ thống số SKU của mình. Hãy sử dụng bất kỳ logic nào phù hợp với tổ chức của bạn.

Sơ đồ các bước thiết lập hệ thống mã SKU hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Bắt đầu với mã định danh cấp cao nhất

Hai hoặc ba ký tự/chữ số đầu tiên của mỗi số SKU nên đại diện cho một mã định danh cấp cao nhất. Đây có thể là một phòng ban, một danh mục sản phẩm trong cửa hàng, hoặc thậm chí là một nhà cung cấp. Với cách này, chỉ cần lướt qua một số SKU là bạn có thể xác định được nhóm sản phẩm chính và vị trí của bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng. Bạn cũng có thể sử dụng phần này để xác định vị trí cửa hàng nếu bạn vận hành nhiều hơn một cửa hàng.

Bước 2: Sử dụng số ở giữa cho các đặc điểm độc nhất

Sẽ rất hữu ích khi sử dụng phần giữa của số SKU để gán các đặc điểm độc nhất, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mặt hàng, hoặc một danh mục con nào đó cho sản phẩm của bạn – bất cứ điều gì có ý nghĩa đối với việc tổ chức các sản phẩm bạn bán. Ví dụ, “AO-SM-X” có thể là Áo Sơ Mi màu Xanh.

Bước 3: Kết thúc bằng số thứ tự hoặc mã nhà cung cấp

Sử dụng đánh số tuần tự, như 001, 002, 003, cho chuỗi cuối cùng của số SKU giúp việc thiết lập trở nên dễ dàng và cũng giúp bạn phân biệt các mặt hàng cũ hơn so với các mặt hàng mới hơn trong cùng một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc gắn chuỗi cuối cùng của số SKU vào số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích. Một lần nữa, hãy sử dụng bất cứ điều gì có ý nghĩa hợp lý đối với các sản phẩm bạn bán.

Những lưu ý vàng khi đặt tên SKU:

• Độ dài: Nên giữ trong khoảng từ 8 đến 12 ký tự để dễ quản lý và nhớ.
• Ký tự đầu: Bắt đầu số SKU bằng một chữ cái giúp dễ phân biệt và tránh nhầm lẫn với các mã số khác.
• Tránh số không (0): Số 0 có thể bị nhầm lẫn với chữ ‘O’, gây khó khăn khi đọc và nhập liệu.
• Dễ hiểu: Giữ định dạng SKU đơn giản, logic và dễ hiểu đối với nhân viên.
• Ý nghĩa rõ ràng: Đảm bảo mỗi chữ cái và số trong SKU đều mang một ý nghĩa cụ thể, liên quan đến đặc điểm sản phẩm.
• Tính duy nhất: Quan trọng nhất, mỗi SKU phải là duy nhất cho từng biến thể sản phẩm. Không bao giờ lặp lại SKU cho các sản phẩm khác nhau.

Các Ví Dụ Thực Tế Về Hệ Thống Mã SKU

Để dễ hình dung hơn, hãy cùng xem qua một vài ví dụ về cách áp dụng khung tạo SKU này vào thực tế.

Ví dụ 1: SKU đơn giản cho cửa hàng tiện lợi

Đây là một hệ thống số SKU đơn giản, chỉ sử dụng một mã định danh cấp cao nhất trong SKU sáu chữ số.

Bảng SKU cho cửa hàng tiện lợi:

Trong mẫu trên, hai số đầu tiên đại diện cho từng loại hàng hóa. Bốn số tiếp theo là một hệ thống đánh số tuần tự. Miễn là bạn không có hơn 99 loại hàng hoặc hơn 9999 sản phẩm trong một danh mục nhất định, hệ thống này hoạt động tốt và đơn giản để nhập liệu và bảo trì.

Ví dụ 2: SKU đa năng cho cửa hàng thời trang

Đây là hệ thống số SKU gồm tám ký tự, sử dụng hai mã định danh để thể hiện danh mục cấp cao nhất cộng với loại mặt hàng (ví dụ: kiểu dáng) cho mỗi sản phẩm.

Bảng SKU cho cửa hàng thời trang:

Trong mẫu này, hai ký tự đầu đại diện cho danh mục chính. Hai ký tự tiếp theo xác định các loại sản phẩm con. Bốn số cuối là tuần tự. Hệ thống này rất tiện dụng cho các cửa hàng có các loại mặt hàng (như kiểu dáng, chất liệu) xuất hiện ở nhiều danh mục khác nhau.

Ví dụ 3: SKU tích hợp mã nhà cung cấp cho TMĐT

Đôi khi, việc có thông tin nhà cung cấp gắn liền với số SKU của bạn rất hữu ích. Nếu bạn trưng bày hoặc lưu trữ sản phẩm dựa trên thương hiệu hoặc nhà cung cấp, hệ thống số SKU khoảng 10 ký tự này có thể đáp ứng tốt.

Bảng SKU cho doanh nghiệp thương mại điện tử:

Trong hệ thống chữ và số này, nhân viên có thể dễ dàng xác định nhà cung cấp và loại mặt hàng. Hệ thống này đặc biệt hữu ích trong các kho hàng hoàn thiện (fulfillment centers) nơi hàng hóa được lưu trữ và theo dõi theo nhà cung cấp.

Mở Rộng Chân Trời: Các Mã Định Danh SKU Khác Cần Lưu Tâm

Bên cạnh các mã định danh phổ biến như danh mục và nhà cung cấp, có nhiều yếu tố khác bạn có thể đưa vào hệ thống SKU của mình để tăng tính linh hoạt và chi tiết.

Mã cửa hàng hoặc vị trí

Nếu bạn điều hành nhiều cửa hàng hoặc bán hàng qua nhiều kênh (trực tuyến, hội chợ, thị trường), việc sử dụng mã định danh cửa hàng/vị trí sẽ giúp nhóm các mặt hàng theo nơi bán. Điều này rất quan trọng để theo dõi doanh số và tồn kho chính xác cho từng địa điểm.

Mã phòng ban/ngành hàng

Phòng ban là các mã định danh cấp cao giúp bạn theo dõi vị trí bán hàng và trưng bày sản phẩm. Sử dụng mã này trong SKU cho phép bạn nhanh chóng biết một mặt hàng thuộc ngành hàng nào hoặc được trưng bày ở đâu, đồng thời phân tích báo cáo bán hàng theo từng phòng ban để phát hiện các khu vực cần cải thiện.

Mã biến thể (Variant Identifier)

Nếu bạn bán các sản phẩm có nhiều màu sắc hoặc kích cỡ khác nhau, mã định danh biến thể là cực kỳ hữu ích. Nó không chỉ giúp khách hàng và nhân viên dễ dàng tìm kiếm mà còn cho phép bạn theo dõi màu sắc và/hoặc kích thước nào phổ biến nhất. Ví dụ: QJOD-XANH-M (Quần Jean ống đứng màu Xanh size M).

Mã danh mục phụ (Sub-category Identifier)

Đối với các nhà bán lẻ muốn theo dõi hàng tồn kho và doanh số ở mức độ rất chi tiết, bạn có thể thêm mã định danh danh mục phụ vào SKU của mình. Ví dụ, nếu có danh mục “Kẹo”, bạn có thể tạo mã cho các danh mục phụ như “Kẹo Socola”, “Kẹo Dẻo”, “Kẹo Mút”.

“Khai Quật” Dữ Liệu Vàng Từ Hệ Thống SKU

Khi các sản phẩm được nhập vào hệ thống POS (Point of Sale – Điểm bán hàng) của bạn, bạn có thể trích xuất hàng loạt báo cáo về bán hàng, hàng tồn kho và các điểm cần đặt hàng lại.

• Ví dụ: Sử dụng mã nhà cung cấp để lấy số lượng tồn kho chỉ của một nhà cung cấp cụ thể để kiểm tra đột xuất.
• Kéo báo cáo bán hàng dựa trên một loại mã mặt hàng, ví dụ “Ống Loe”, để xem tất cả doanh số của các sản phẩm ống loe trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tạo báo cáo đặt hàng lại cho một phòng ban cụ thể trong một cửa hàng.

Cùng với dữ liệu dựa trên SKU, các hệ thống quản lý kho hiện đại cho phép bạn tổ chức sản phẩm sâu hơn bằng cách sử dụng các thẻ Danh mục, Nhà sản xuất và các thẻ Tùy chỉnh tích hợp. Theo dõi dữ liệu tồn kho và bán hàng bằng cả số SKU và các thẻ tích hợp này cung cấp cho bạn những báo cáo cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt ở mọi bước. Thiết lập một hệ thống số SKU thực sự đáng giá nếu bạn muốn theo dõi sản phẩm và dữ liệu bán hàng một cách có tổ chức.

Việc tạo SKU và theo dõi hàng tồn kho có thể thực hiện thủ công bằng sổ ghi chép hoặc bảng tính, nhưng sử dụng một hệ thống POS bán lẻ có tính năng theo dõi hàng tồn kho sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều. Các phần mềm như KiotViet hoặc Sapo là những lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Kết luận

Số SKU giúp bạn sắp xếp, theo dõi, tìm kiếm và xác định hàng tồn kho một cách hệ thống, logic, dễ hiểu đối với cả bạn và nhân viên. Khi được thực hiện đúng cách, hệ thống số SKU của bạn sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc bán hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn và tối đa hóa doanh thu. Về cơ bản, một hệ thống quản lý hàng tồn kho được xây dựng bài bản và duy trì tốt có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và đạt lợi nhuận cao hơn.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về mã số mã vạch, các giải pháp quản lý kho, hoặc các thiết bị liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH

Chúng tôi chuyên cung cấp các loại giấy in mã vạch, máy in mã vạch, máy quét mã vạch, giấy in hóa đơn, nhãn in Brother chính hãng,…

Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline: 0355 659 353

Email: [email protected]

Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn