GTIN là gì? Tất tần tật về Mã Số Thương Phẩm Toàn Cầu

Bạn đã bao giờ tự hỏi những dãy số và mã vạch trên sản phẩm mình mua có ý nghĩa gì chưa? Đó chính là GTIN, hay Mã Số Thương Phẩm Toàn Cầu. Trong thế giới thương mại hiện đại, đặc biệt là với sự bùng nổ của mua sắm trực tuyến, hiểu rõ GTIN là gì không chỉ quan trọng với doanh nghiệp mà còn hữu ích cho cả người tiêu dùng. GTIN đóng vai trò như một “chứng minh thư” cho mỗi sản phẩm, giúp nhận diện và quản lý hàng hóa một cách thống nhất trên toàn cầu.

GTIN không chỉ là một dãy số đơn thuần; nó là chìa khóa mở ra cánh cửa cho việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm mua sắm. Hãy cùng Tem Nhãn 24h khám phá sâu hơn về khái niệm này và tầm quan trọng của nó trong bài viết dưới đây.

Hình ảnh minh họa mã GTIN trên bao bì sản phẩm

GTIN là gì? Định nghĩa chi tiết

GTIN (Global Trade Item Number), dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Mã Số Thương Phẩm Toàn Cầu, là một hệ thống mã số định danh duy nhất được sử dụng trên toàn thế giới để xác định các sản phẩm thương mại. Được phát triển và quản lý bởi tổ chức GS1 toàn cầu, GTIN đảm bảo rằng mỗi sản phẩm, dù ở bất kỳ đâu, cũng có một mã nhận diện riêng biệt, không trùng lặp.

Những mã số này thường được thể hiện dưới dạng mã vạch in trên bao bì sản phẩm. Điều này giúp cho việc quét và xử lý thông tin tại các điểm bán hàng, trong kho bãi, hay xuyên suốt chuỗi cung ứng trở nên nhanh chóng và chính xác. Ngoài mã vạch, GTIN cũng có thể được sử dụng trong các công nghệ nhận dạng khác như RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến). Thực chất, GTIN là một thuật ngữ bao trùm cho nhiều loại chuỗi số của GS1, ví dụ như UPC – một dạng GTIN quen thuộc tại thị trường Bắc Mỹ.

Mục đích chính của GTIN là tạo ra một ngôn ngữ chung cho thương mại. Khi một sản phẩm có GTIN, thông tin về nó có thể dễ dàng được tra cứu trong các cơ sở dữ liệu của nhà bán lẻ, nhà sản xuất, hoặc bất kỳ tổ chức nào khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đồng bộ hóa dữ liệu sản phẩm giữa các hệ thống khác nhau, vượt qua rào cản về địa lý và tổ chức.

Các loại GTIN phổ biến hiện nay

Hệ thống GTIN rất linh hoạt và bao gồm nhiều cấu trúc mã số khác nhau để phù hợp với đa dạng loại sản phẩm và quy cách đóng gói. Dưới đây là các loại GTIN thông dụng mà bạn thường gặp:

• GTIN-8 (EAN-8): Đây là mã số gồm 8 chữ số, thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước nhỏ, nơi không đủ không gian để in mã vạch dài hơn, ví dụ như một thỏi kẹo cao su. Mã này được mã hóa bằng mã vạch EAN-8.
• GTIN-12 (UPC-A): Gồm 12 chữ số, chủ yếu được sử dụng tại thị trường Bắc Mỹ (Mỹ và Canada). Nó được mã hóa trong mã vạch UPC-A (Universal Product Code). Để hiểu rõ hơn về loại mã này, bạn có thể tham khảo bài viết Mã vạch upc là gì.
• GTIN-13 (EAN-13): Đây là loại GTIN phổ biến nhất trên toàn cầu, với 13 chữ số. Nó tương ứng với mã vạch EAN-13 (European Article Number), được sử dụng rộng rãi ở châu Âu và nhiều khu vực khác, bao gồm cả Việt Nam. Thông tin chi tiết có tại bài viết EAN-13 là gì.
• GTIN-14: Bao gồm 14 chữ số, loại GTIN này thường được dùng để định danh các đơn vị đóng gói lớn hơn như thùng carton chứa nhiều sản phẩm đơn lẻ. Nó thường được mã hóa bằng mã vạch ITF-14. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Mã vạch ITF-14 là gì để biết thêm chi tiết.

Ngoài ra, cũng cần nhắc đến các hệ thống số hóa đặc thù khác có liên quan hoặc thuộc họ GTIN như:

• ISBN (International Standard Book Number): Số tiêu chuẩn quốc tế cho sách.
• JAN (Japanese Article Number): Số sản phẩm Nhật Bản, thực chất là một biến thể của EAN.

Dù có độ dài khác nhau, tất cả các cấu trúc GTIN đều tuân theo một nguyên tắc chung về thành phần, đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý.

Cấu trúc của một mã GTIN

Mỗi mã GTIN, bất kể là GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 hay GTIN-14, đều có một cấu trúc cơ bản giống nhau, bao gồm ba thành phần chính:

1. Tiền tố công ty GS1 (GS1 Company Prefix): Đây là một dãy số duy nhất do tổ chức GS1 cấp cho nhà sảnGMP hoặc chủ sở hữu thương hiệu. Độ dài của tiền tố này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.
2. Mã tham chiếu mặt hàng (Item Reference): Dãy số này do chính công ty sở hữu tiền tố GS1 tự đặt để định danh cho từng sản phẩm cụ thể của mình.
3. Số kiểm tra (Check Digit): Là chữ số cuối cùng trong chuỗi GTIN, được tính toán từ các chữ số đứng trước nó theo một thuật toán cụ thể. Số kiểm tra giúp đảm bảo tính chính xác của mã GTIN khi được nhập liệu hoặc quét.

Đối với GTIN-14, có thêm một chữ số ở vị trí đầu tiên gọi là Chỉ số mức độ đóng gói (Packaging Level Indicator). Chữ số này (từ 1 đến 8) cho biết cấp độ đóng gói của sản phẩm, ví dụ như một sản phẩm đơn lẻ, một lốc, một thùng…

Một điểm quan trọng là các mã GTIN có độ dài ngắn hơn (GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13) có thể được biểu diễn dưới dạng GTIN-14 bằng cách thêm các số 0 vào phía trước (bên trái) cho đủ 14 chữ số. Ví dụ, một mã GTIN-12 là 012345678905 sẽ trở thành 00012345678905 khi ở định dạng GTIN-14. Việc này giúp chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu trong các hệ thống quản lý.

Sơ đồ các loại cấu trúc dữ liệu GTIN và ký hiệu mã vạch tương ứng

GTIN được mã hóa như thế nào?

GTIN bản thân nó là một chuỗi số. Để máy móc có thể đọc và xử lý nhanh chóng, GTIN cần được mã hóa thành các loại mã vạch (vật mang dữ liệu). Hiện nay, có năm loại ký hiệu mã vạch chính hỗ trợ cấu trúc dữ liệu GTIN:

• UPC: Bao gồm UPC-A (mã hóa GTIN-12) và UPC-E (phiên bản rút gọn của UPC-A, cũng mã hóa GTIN-12).
• EAN: Bao gồm EAN-13 (mã hóa GTIN-13) và EAN-8 (mã hóa GTIN-8). Để tìm hiểu tổng quan về EAN, bạn có thể xem qua bài viết EAN code là gì.
• ITF-14: Thường dùng để mã hóa GTIN-14 trên các thùng hàng, kiện hàng.
• GS1-128: Một loại mã vạch linh hoạt có thể mã hóa GTIN cùng với các thông tin bổ sung khác (Application Identifiers – AI) như số lô, ngày hết hạn.
• GS1 DataBar (trước đây là Reduced Space Symbology – RSS): Loại mã vạch này có thể mã hóa GTIN trên các sản phẩm nhỏ, khó dán nhãn và cũng có khả năng mang thêm thông tin.

Trong số này, ITF-14, GS1-128 và GS1 DataBar sử dụng cấu trúc dữ liệu 14 chữ số, trong đó chữ số thứ 14 (hoặc chữ số đầu tiên trong cách biểu diễn 14 chữ số) chính là chỉ báo mức độ đóng gói. Ngược lại, UPC và EAN có mức đóng gói ngầm định là một mặt hàng đơn lẻ.

Việc lựa chọn loại mã vạch nào để mã hóa GTIN sẽ phụ thuộc vào ứng dụng cụ thể. Ví dụ, các mặt hàng bán lẻ tại điểm thanh toán thường sử dụng EAN-8, EAN-13, hoặc UPC-A. Trong khi đó, các đơn vị vận chuyển, thùng hàng trong logistics lại ưu tiên ITF-14 hoặc GS1-128.

Tầm quan trọng của GTIN trong Thương mại Điện tử

Trong kỷ nguyên số, GTIN không chỉ giới hạn vai trò trong quản lý kho và bán lẻ truyền thống mà còn trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với thương mại điện tử (TMĐT). Các “ông lớn” như Google Shopping, Amazon, eBay và nhiều nền tảng TMĐT khác đều yêu cầu hoặc khuyến khích mạnh mẽ việc sử dụng GTIN.

Tại sao GTIN lại quan trọng đến vậy?

• Tăng khả năng hiển thị và tìm kiếm sản phẩm: GTIN giúp các công cụ tìm kiếm và nền tảng TMĐT nhận diện chính xác sản phẩm của bạn. Khi người dùng tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, sản phẩm có GTIN rõ ràng sẽ có cơ hội xuất hiện cao hơn và đúng đối tượng hơn.
• Cải thiện đối sánh sản phẩm: Các trang web so sánh giá và sản phẩm dựa vào GTIN để nhóm các sản phẩm giống hệt nhau từ nhiều người bán khác nhau. Điều này giúp người tiêu dùng dễ dàng so sánh giá cả, tính năng và đưa ra quyết định mua hàng thông minh.
• Nâng cao trải nghiệm người dùng: GTIN cho phép các nền tảng cung cấp thông tin sản phẩm phong phú và chính xác hơn, bao gồm hình ảnh, mô tả, đánh giá. Điều này tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi cho người bán: Khi sản phẩm của bạn xuất hiện trong các kết quả tìm kiếm và quảng cáo liên quan hơn, khả năng người dùng nhấp vào và thực hiện mua hàng (chuyển đổi) sẽ cao hơn.
• Mở rộng cơ hội bán hàng đa kênh: Việc có GTIN giúp bạn dễ dàng niêm yết sản phẩm trên nhiều nền tảng TMĐT khác nhau, mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng.

Nếu bạn tải sản phẩm lên các nền tảng này mà không có GTIN hoặc cung cấp GTIN sai, sản phẩm của bạn có nguy cơ bị từ chối hoặc hiển thị không chính xác. Điều này cho thấy, đầu tư vào việc đăng ký và quản lý GTIN đúng cách là một bước đi chiến lược cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công trong lĩnh vực TMĐT.

Điều gì xảy ra nếu sản phẩm không có GTIN?

Mặc dù GTIN rất quan trọng, không phải tất cả các sản phẩm đều có hoặc bắt buộc phải có GTIN. Một số trường hợp sản phẩm có thể không có GTIN bao gồm:

• Sản phẩm thủ công, tự làm (handmade): Những mặt hàng độc bản, sản xuất với số lượng rất nhỏ.
• Tác phẩm nghệ thuật: Tranh vẽ, tượng điêu khắc…
• Đồ cổ (vintage) hoặc đồ sưu tầm: Các mặt hàng cũ, không còn sản xuất.
• Sản phẩm đặt làm riêng theo yêu cầu.
• Một số loại phụ tùng hoặc linh kiện đặc thù.

Trong những tình huống này, hầu hết các nền tảng thương mại điện tử đều có quy trình để xử lý. Ví dụ, trên Google Shopping, có một trường gọi là “Identifier exists” (Định danh tồn tại). Bạn có thể đặt giá trị này thành “false” (Sai) nếu sản phẩm của bạn thực sự không có GTIN. Tuy nhiên, việc lạm dụng tùy chọn này cho các sản phẩm đáng lẽ phải có GTIN có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất hiển thị sản phẩm.

Điều quan trọng là phải xác định chính xác liệu sản phẩm của bạn có thuộc trường hợp được miễn trừ GTIN hay không. Nếu sản phẩm của bạn là hàng hóa sản xuất hàng loạt, được bán rộng rãi, thì việc có GTIN là gần như bắt buộc để tối ưu hóa khả năng cạnh tranh và hiển thị trên thị trường.

Mã vạch và GTIN: Mối quan hệ không thể tách rời

Kể từ khi mã vạch UPC ra đời hơn 45 năm trước, việc định danh sản phẩm đã có một bước tiến vượt bậc. GS1, tổ chức toàn cầu chịu trách nhiệm về các tiêu chuẩn này, đã liên tục phát triển và điều chỉnh các quy tắc cấp số để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng từ nhiều ngành công nghiệp và doanh nghiệp. GTIN chính là con số, là dữ liệu, còn mã vạch là phương tiện để biểu diễn con số đó một cách trực quan cho máy quét đọc.

GTIN, như đã đề cập, là một số gồm 14 chữ số (hoặc có thể được “đệm” thành 14 chữ số) dùng để nhận diện duy nhất hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ trên toàn cầu. Nó là thuật ngữ chung bao hàm cả họ cấu trúc dữ liệu UCC.EAN. Các cấu trúc chính bao gồm:

• GTIN-12 (tương ứng với UPC)
• GTIN-13 (tương ứng với EAN-13)
• GTIN-14 (tương ứng với EAN/UCC-128 hoặc ITF-14)
• GTIN-8 (tương ứng với EAN-8)

Một GTIN đầy đủ 14 chữ số có thể được biểu diễn trên các vật mang dữ liệu (mã vạch) có độ dài ngắn hơn bằng cách “đệm” các số 0 vào bên trái cho đủ 14 chữ số khi lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Điều này đảm bảo tính nhất quán trong quản lý dữ liệu.

Ví dụ cấu trúc dữ liệu GTIN-14 với các thành phần

Lợi ích vượt trội khi sử dụng GTIN

Việc áp dụng GTIN mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến nhà bán lẻ:

• Quản lý sản phẩm dễ dàng và chính xác: GTIN cho phép theo dõi sản phẩm một cách nhất quán trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu sản xuất, lưu kho, vận chuyển đến khi tới tay người tiêu dùng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa tồn kho và cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Tăng cường hiệu quả trong thương mại điện tử: Như đã phân tích, GTIN là yêu cầu gần như bắt buộc trên các sàn thương mại điện tử lớn như Amazon, Shopee, Lazada. Việc có GTIN giúp sản phẩm dễ dàng được niêm yết, tìm kiếm và so sánh, từ đó tăng khả năng tiếp cận khách hàng và doanh số.
• Hỗ trợ kiểm soát hàng giả, hàng nhái: Mỗi GTIN là duy nhất. Việc sử dụng GTIN kết hợp với các công nghệ truy xuất nguồn gốc giúp người tiêu dùng và cơ quan quản lý dễ dàng nhận diện sản phẩm chính hãng, góp phần bảo vệ thương hiệu và quyền lợi người tiêu dùng.
• Cải thiện khả năng tương tác dữ liệu: GTIN tạo ra một ngôn ngữ chung cho sản phẩm, giúp các đối tác thương mại (nhà cung cấp, nhà bán lẻ) dễ dàng trao đổi thông tin sản phẩm một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu sự nhầm lẫn.
• Mở rộng thị trường toàn cầu: Với GTIN, sản phẩm của bạn có thể được nhận diện và chấp nhận ở bất kỳ thị trường nào trên thế giới sử dụng tiêu chuẩn GS1, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất khẩu và kinh doanh quốc tế.

Hướng dẫn kiểm tra và đăng ký mã GTIN

Để tận dụng những lợi ích mà GTIN mang lại, doanh nghiệp cần biết cách kiểm tra tính hợp lệ và quy trình đăng ký mã.

Kiểm tra mã GTIN

Bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của một mã GTIN thông qua một số cách:

1. Công cụ kiểm tra trực tuyến của GS1: Tổ chức GS1 quốc gia hoặc toàn cầu thường cung cấp các công cụ trực tuyến (ví dụ: GEPIR – Global Electronic Party Information Registry) cho phép bạn tra cứu thông tin về một mã GTIN cụ thể, bao gồm thông tin về công ty sở hữu mã đó.
2. Sử dụng máy quét mã vạch hoặc ứng dụng di động: Nhiều ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại thông minh có thể đọc và hiển thị thông tin cơ bản liên quan đến GTIN được mã hóa.
3. Kiểm tra số kiểm tra: Bạn có thể tự tính toán số kiểm tra của GTIN để xác minh tính chính xác của dãy số. Các thuật toán tính số kiểm tra được GS1 công bố rộng rãi.

Đăng ký GTIN

Để đăng ký GTIN cho sản phẩm của mình, doanh nghiệp cần liên hệ với tổ chức GS1 tại quốc gia mình hoạt động. Tại Việt Nam, đó là GS1 Vietnam. Quy trình đăng ký thường bao gồm các bước sau:

1. Đăng ký thành viên GS1: Doanh nghiệp cần đăng ký trở thành thành viên của GS1 Vietnam.
2. Cung cấp thông tin doanh nghiệp: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của GS1.
3. Nhận Tiền tố công ty GS1: Sau khi hoàn tất thủ tục và thanh toán phí, GS1 sẽ cấp cho doanh nghiệp một Tiền tố công ty GS1 duy nhất.
4. Tạo mã GTIN cho sản phẩm: Dựa trên Tiền tố công ty được cấp, doanh nghiệp sẽ tự tạo các mã tham chiếu mặt hàng cho từng sản phẩm cụ thể và tính toán số kiểm tra để hoàn thiện mã GTIN.
5. Quản lý và sử dụng GTIN: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý danh mục GTIN của mình và đảm bảo sử dụng đúng cách cho từng sản phẩm.

Phân biệt GTIN và mã vạch: Đừng nhầm lẫn!

Nhiều người thường nhầm lẫn hoặc cho rằng GTIN và mã vạch là một. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm riêng biệt nhưng có mối quan hệ mật thiết:

• GTIN (Global Trade Item Number): Là một chuỗi số định danh duy nhất cho sản phẩm. Nó là dữ liệu, là thông tin.
• Mã vạch (Barcode): Là một phương tiện quang học mà máy có thể đọc được, dùng để biểu diễn GTIN (và các dữ liệu khác) dưới dạng các vạch và khoảng trống song song hoặc các mẫu hình học (đối với mã 2D). Mã vạch giúp máy quét đọc GTIN một cách nhanh chóng và chính xác.

Nói một cách dễ hiểu, GTIN giống như tên của bạn, còn mã vạch giống như cách tên đó được viết ra để người khác (trong trường hợp này là máy quét) có thể “đọc” được. Một GTIN có thể được mã hóa bằng nhiều loại mã vạch khác nhau (ví dụ: GTIN-13 có thể được mã hóa bằng mã vạch EAN-13).

Tổng quan về các cấp độ đóng gói GTIN

Trong chuỗi cung ứng, việc quản lý hàng hóa không chỉ dừng lại ở từng sản phẩm đơn lẻ mà còn bao gồm các cấp độ đóng gói khác nhau như lốc, thùng, pallet. Các nhà bán lẻ và thị trường trực tuyến dựa vào mã vạch và việc nhận dạng chính xác các cấp độ đóng gói này để vận hành chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Tiêu chuẩn chung của GS1 và Quy tắc Quản lý GTIN rất chi tiết, vì vậy các nhà cung cấp cần hiểu rõ yêu cầu đối với mình.

Dưới đây là các ví dụ về cấp độ đóng gói và quy tắc gán GTIN tương ứng:

Lưu ý quan trọng: Việc thay đổi số lượng sản phẩm trong một thùng, hoặc thay đổi số lượng thùng trong một cấu hình pallet đã xác định trước, yêu cầu phải cấp một GTIN mới cho cấp độ đóng gói đó.

Biểu đồ minh họa các tình huống cần thay đổi mã GTIN cho sản phẩm

Ví dụ các tình huống yêu cầu thay đổi GTIN:

• Cấu hình thùng thay đổi từ chứa 9 sản phẩm sang chứa 12 sản phẩm.
• Cấu hình pallet thay đổi từ chứa 12 thùng sang chứa 16 thùng.

Các quy định của địa phương, quốc gia hoặc khu vực có thể yêu cầu thay đổi GTIN thường xuyên hơn. Các quy định này sẽ được ưu tiên hơn các quy tắc trong Tiêu chuẩn Quản lý GTIN của GS1.

Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn toàn diện và hiểu rõ GTIN là gì cũng như vai trò không thể thiếu của nó trong thương mại toàn cầu và quản lý sản phẩm hiện đại. Từ việc giúp nhận diện sản phẩm một cách duy nhất, hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, cho đến việc thúc đẩy thương mại điện tử và bảo vệ người tiêu dùng khỏi hàng giả, GTIN thực sự là một công cụ mạnh mẽ.

Đối với các doanh nghiệp, việc đầu tư vào hệ thống GTIN không chỉ là tuân thủ tiêu chuẩn mà còn là một chiến lược thông minh để nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị trường và xây dựng lòng tin với khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp về mã số mã vạch, tem nhãn chất lượng cao, đừng ngần ngại liên hệ với Tem Nhãn 24h.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH

Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline: 0355 659 353

Email: [email protected]

Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn